A könyvelő kiválasztása az egyik legfontosabb döntés egy vállalkozás életében, mégis gyakran esik pár perc alatt, érzésre vagy ajánlás alapján. Pedig a következményeket hosszú hónapokig, néha évekig viseli a cég: a hibás vagy hiányos nyilvántartásból késedelem, pótlólagos munka és felesleges idegeskedés lesz.
Az alábbiakban azokat a tipikus tévedéseket szedtük össze, amelyekkel könyvelőirodaként a leggyakrabban találkozunk. Egyik sem elméleti kockázat: mindegyik mögött valós, hétköznapi helyzetek állnak, amelyekbe bárki belefuthat. Ha ezekre előre figyel, sokkal nagyobb eséllyel talál olyan partnert, akivel évekig jól tud együtt dolgozni.
1. Rokon, ismerős, barát a könyvelő
Kézenfekvő megoldásnak tűnik: ismeri az illetőt, megbízik benne, és a díjról is könnyű megegyezni. A baj ott kezdődik, hogy a személyes viszony a szakmai kapcsolatot is átírja. Nehezebb határidőt kérni számon, nehezebb szóvá tenni, ha valami nem stimmel, és sokszor a hiányzó bizonylatokat is „majd legközelebb” viszi be az ember.
A könyvelés viszont nem szívességi alapon működik. Rendszeres adatszolgáltatás, kötött ritmus és világos felelősség kell hozzá. Ha a munkakapcsolat nincs szerződéssel, díjjal és számonkérhető határidőkkel rendezve, akkor a legkisebb probléma is azonnal a magánéletet terheli meg.
Ez nem azt jelenti, hogy ismerőssel soha nem szabad dolgozni. Azt jelenti, hogy ugyanolyan feltételekkel érdemes, mint bárki mással: írásban rögzített megbízással, tisztázott felelősségi körökkel és azzal a lehetőséggel, hogy az együttműködés bármikor, feszültség nélkül lezárható.
2. A legolcsóbb könyvelőiroda választása
Az ár összehasonlítása természetes, főleg induló vállalkozásnál, ahol minden kiadás számít. Csakhogy a könyvelési díj önmagában nem mond semmit: attól függ, mit tartalmaz. Van, ahol a havi átalány magában foglalja a bevallásokat, a folyamatos konzultációt és az adóhatósági levelezést, máshol viszont minden ezen felüli tétel külön díjas.
Az igazán olcsó ajánlat mögött jellemzően nagy ügyfélszám és minimálisra szorított ráfordítás áll. Ilyenkor a bizonylatok feldolgozása megtörténik, de a mögötte lévő gondolkodás elmarad: senki nem szól, ha egy szerződés adózási szempontból rosszul van felépítve, vagy ha egy döntés következményeivel érdemes lenne előre számolni.
Az ajánlatokat ezért ne pusztán összegként hasonlítsa össze. Kérdezze meg, mi tartozik bele, mi számít külön munkának, milyen gyorsan kap választ egy kérdésre, és kihez fordulhat, ha egy hivatalos levél érkezik. Ezekből sokkal többet lehet megtudni, mint a díj utolsó számjegyéből.
3. Egyszemélyes könyvelő
Az egyedül dolgozó könyvelő gyakran alapos, rugalmas és jól ismeri az ügyfeleit. A kockázat nem a szaktudásában van, hanem abban, hogy egyetlen ember minden szerepet betölt. Ha megbetegszik, szabadságra megy vagy váratlan élethelyzetbe kerül, nincs, aki átvegye a munkát — a határidők viszont ettől nem tolódnak el.
Ugyanez a helyzet a tudás megoszlásával is. A könyvelés, a bérszámfejtés és az adózás mára három, egymástól jól elkülönülő terület, amelyek szabályai külön-külön is folyamatosan változnak. Egy csapatban dolgozó irodánál mindegyikhez tartozik valaki, aki naprakész; egyedül ezt sokkal nehezebb tartani.
Ha mégis egyszemélyes könyvelő mellett dönt, tisztázza előre a helyettesítést: ki veszi át a feladatokat távollét esetén, és hol, milyen formában érhetők el az iratai. Egy rövid kérdés most sok bosszúságtól kímélheti meg később.
4. „Nyugdíjas Marika néni 20 ezerért mindent megcsinál”
Ez a helyzet a legolcsóbb ajánlat és az egyszemélyes könyvelő kockázatait egyesíti. A tapasztalat valóban érték, de a könyvelésben a régi rutin önmagában kevés: a bevallások formája, az elektronikus ügyintézés és az adatszolgáltatási kötelezettségek gyakran változnak, és a szabályok követése folyamatos tanulást igényel.
A másik gyakori gond a formátum. Ha a könyvelés papíron, füzetben vagy egyetlen gépen tárolt fájlokban él, akkor Ön nem látja a saját számait, és váltáskor is nehéz hozzájutni az anyagokhoz. Márpedig a nyilvántartás elsősorban az Ön eszköze: ebből tudja, mennyit termel a vállalkozás, és mire számítson a következő hónapokban.
Nem a kor a kérdés, hanem a működés. Naprakész-e a szakmai tudás, elektronikusan zajlik-e az ügyintézés, van-e biztonsági mentés, és megkapja-e időben azokat az adatokat, amelyekre a döntéseit alapozza.
5. „Nem kell könyvelő, megcsinálom én saját magamnak”
Bizonyos vállalkozási formáknál valóban lehetséges, hogy a nyilvántartást maga vezesse. A kérdés inkább az, megéri-e. A saját könyvelés nemcsak a bizonylatok rögzítéséből áll: figyelni kell a határidőket, ismerni kell a választott adózási forma feltételeit, és tudni kell, mi történik akkor, ha valamelyik feltétel év közben megszűnik.
Ehhez jön az idő. Az a néhány óra, amit havonta a nyilvántartásra fordít, elmegy a saját munkájától, az ügyfelektől és az értékesítéstől. A legtöbb vállalkozásnál ez a leggyakoribb rejtett költség — nem a könyvelési díj, hanem a rá fordított saját idő.
A harmadik szempont a felelősség. Egy hiba javítása utólag mindig több munka, mint amennyi az elkerülése lett volna, és a következményeket a vállalkozó viseli. Ha mégis maga szeretné vinni, legalább egy induló konzultációt iktasson be: tisztázza, milyen kötelezettségei vannak, és mikor kell szakemberhez fordulnia.
6. Minden évben más könyvel, aki épp a legjobb árat adja
A gyakori váltás elsőre takarékosnak tűnik, valójában viszont mindig újrakezdést jelent. Az új könyvelőnek meg kell ismernie a vállalkozás működését, a szerződéseit, a szokásos tételeit — ez idő, és ez idő alatt nem a cég ügyeivel halad, hanem az előzményekkel.
Az átadás-átvétel önmagában is kockázat. Ha az előző időszak anyagai hiányosan kerülnek át, a nyitó adatok bizonytalanná válnak, és előfordul, hogy egy korábbi időszakot utólag rendbe kell tenni. Ez a munka is pénzbe kerül, csak nem ott jelentkezik, ahol a megtakarítást várta.
Egy hosszabb távú kapcsolat ezzel szemben halmozódó előnnyel jár: a könyvelő ismeri a vállalkozás sajátosságait, előre jelez, ha valami változik, és a döntések előtt is meg lehet vele beszélni a lehetőségeket. Váltani természetesen lehet és néha kell is — de érdemi ok miatt, nem évente, pusztán az ár alapján.
Mire figyeljen a döntés előtt
A jó könyvelő nem csak adatot rögzít, hanem érthetően elmondja, mit jelentenek a számok, és időben szól, ha lépni kell. Mielőtt aláír egy megbízást, tisztázza, mit tartalmaz a díj, ki lesz a kapcsolattartója, milyen csatornán és milyen gyorsan érhető el, és mi történik az irataival, ha egyszer véget ér az együttműködés.
Beszéljük meg
Ha most választ könyvelőt, vagy elégedetlen a jelenlegi megoldással, keressen minket bizalommal. Nézzük át együtt, milyen adózási forma és milyen együttműködés illik a vállalkozásához.
Laki Stúdió Kft. — telefon: +36 30 435 83 93, e-mail: info@cegugyek.eu. Irodánk címe: 1052 Budapest, Fehér hajó utca 8-10. Nyitvatartás: H–Cs 8–17, P 8–15.